Informativa per il Trattamento dei Dati Personali

(Ultimo aggiornamento: 13 ottobre 2026)


La presente Policy descrive le modalità e le finalità dei trattamenti di dati personali effettuati da IDEST S.r.l., in qualità di Titolare del Trattamento (di seguito, “IDEST” o il “Titolare”), attraverso il sito web live.idchronos.it (il “Sito”).

Il trattamento dei dati personali degli interessati avverrà nel rispetto della normativa applicabile, con particolare riferimento al Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”).

1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del Trattamento è IDEST S.r.l.
Sede legale: Corso M. Fanti 40, 41012 Carpi (MO), Italia
Telefono: 0594735965
Email: info@idchronos.it

2. Tipologia di Dati Trattati

IDEST tratta le seguenti categorie di dati personali:

  • Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, sesso, data di nascita, indirizzo, email, numero di telefono.
  • Dati relativi all'iscrizione: dati relativi alla società sportiva di appartenenza, categoria di gara.
  • Dati di pagamento e fatturazione: dati relativi a carte di credito, PayPal, Satispay o altri sistemi di pagamento e dati per la fatturazione.
  • Categorie particolari di dati (dati sensibili):
    • Dati relativi alla salute: informazioni contenute nei certificati medici di idoneità sportiva, necessari per l'iscrizione a determinate gare.
    • Dati relativi al tesseramento sportivo: informazioni contenute nelle tessere di federazioni o enti di promozione sportiva, che possono rivelare l'appartenenza a determinate organizzazioni.
  • Dati di navigazione: indirizzi IP, nomi a dominio, tipo di browser, orari di accesso e altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente.
  • Dati di performance e localizzazione: tempi di gara, classifiche, dati di geolocalizzazione durante gli eventi, se applicabile e con consenso.
  • Immagini e video: foto e video realizzati durante gli eventi sportivi.
  • Dati di consultazione dei documenti commerciali: quando un'offerta o un listino viene inviato tramite un link personale di consultazione online, registriamo le aperture della pagina, la data e l'ora, il tempo di lettura complessivo e per sezione, lo scorrimento della pagina, i click sui link del documento, i download del PDF, il tipo di dispositivo e browser e un identificativo tecnico del dispositivo (salvato nel browser); l'indirizzo IP è conservato solo in forma cifrata (impronta non reversibile). Se l'interessato accetta l'offerta o prenota la data dalla pagina, trattiamo inoltre i dati inseriti nel modulo (nome, ruolo, organizzazione, email, telefono, data dell'evento, note).
  • Dati per le comunicazioni sui prossimi eventi: indirizzo email, nome, lingua del Sito (italiano o inglese) in cui hai dato il consenso e, se disponibili, le gare a cui ti sei iscritto tramite il Sito (per evitare di segnalarti eventi a cui sei già iscritto). Trattiamo inoltre la data dell'ultimo invio e dell'ultima interazione (accesso al Sito, iscrizione a una gara, modifica delle preferenze).
  • Dati del registro dei consensi: ogni volta che dai, rifiuti o revochi il consenso alle comunicazioni sui prossimi eventi registriamo indirizzo email, account utente (se presente), data e ora, indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo (user agent), dove hai fatto la scelta (registrazione, iscrizione a una gara, area personale, richiesta dopo l'accesso, link nell'email), il testo che ti è stato mostrato e la versione di questa informativa in vigore in quel momento.

3. Finalità e Base Giuridica del Trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

  1. Erogazione dei servizi richiesti:
    • Gestire le iscrizioni a gare ed eventi sportivi.
    • Verificare i requisiti di partecipazione, inclusa la validità di certificati medici e tesseramenti.
    • Elaborare i pagamenti delle quote di iscrizione.
    • Pubblicare risultati, classifiche e tempi di gara.
    • Fornire servizi di cronometraggio e, se previsto, di localizzazione in tempo reale.

    Base giuridica: Esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR). Per le categorie particolari di dati (salute, tesseramento), la base giuridica è il consenso esplicito dell'interessato (art. 9.2.a GDPR), che viene fornito al momento del caricamento del documento.

  2. Adempimento di obblighi di legge: Gestire obblighi contabili, fiscali e amministrativi.

    Base giuridica: Adempimento di un obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).

  3. Comunicazioni di servizio: Inviare email relative all'iscrizione, conferma di pagamento, promemoria per la gara o richieste di documenti mancanti.

    Base giuridica: Esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR).

  4. Comunicazioni sui prossimi eventi sportivi (marketing via email, previo consenso): inviarti via email, al massimo 4 volte al mese, informazioni sulle gare e sugli eventi sportivi con iscrizioni aperte, disponibili in calendario su live.idchronos.it. Le email sono inviate da IDEST, riguardano solo eventi iscrivibili tramite il Sito e non contengono offerte di prodotti di altre aziende. Non cediamo e non comunichiamo il tuo indirizzo agli organizzatori o ad altri soggetti per i loro scopi promozionali.

    Ti scriviamo solo se ci hai dato il consenso. Puoi darlo, sempre in modo facoltativo, con l'apposita casella (mai pre-selezionata) durante la registrazione dell'account, quando ti iscrivi a una gara per te stesso, nell'area personale "Privacy e consensi" o rispondendo alla richiesta che compare una sola volta dopo l'accesso. Se non lo dai, puoi comunque usare il Sito e iscriverti alle gare senza alcuna conseguenza.

    Nessuna misurazione individuale delle email: le nostre email non contengono immagini invisibili né link con codici personali, quindi non sappiamo se un singolo destinatario apre l'email o clicca sui link. Contiamo solo in forma aggregata le visite al Sito che arrivano dalle email (parametri di campagna nei link, senza codici personali), e solo se hai accettato i cookie statistici.

    Non usiamo questi dati per decisioni automatizzate né per profilazione con effetti significativi su di te. L'unica selezione che facciamo è non inviarti eventi a cui sei già iscritto e scriverti nella lingua in cui hai dato il consenso.

    Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR e art. 130, commi 1 e 2, D.Lgs. 196/2003 – Codice Privacy).

  5. Prova dei consensi e delle opposizioni: conservare il registro delle tue scelte per poter dimostrare di averti scritto solo se e finché era consentito, e per rispettare le revoche e le opposizioni (anche conservando l'indirizzo in un elenco di esclusione, così da non scriverti più).

    Base giuridica: adempimento di un obbligo legale (art. 6.1.c GDPR, in relazione agli artt. 5.2 e 7.1 GDPR) e legittimo interesse del Titolare a difendersi in caso di contestazioni (art. 6.1.f GDPR).

  6. Pubblicazione di foto e video (previo consenso): Pubblicare sul Sito o su canali social le immagini dell'evento a scopo documentativo e promozionale.

    Base giuridica: Consenso dell'interessato, solitamente raccolto dall'organizzatore dell'evento. In subordine, legittimo interesse del Titolare a documentare l'evento pubblico (art. 6.1.f GDPR).

  7. Gestione delle proposte commerciali: Sapere se e come un'offerta o un listino inviato a un organizzatore è stato consultato, per ricontattarlo nel momento opportuno e migliorare le proposte; misurare l'efficacia delle nostre campagne pubblicitarie tramite l'importazione in Google Ads delle offerte accettate (con identificativo del clic pubblicitario oppure email e telefono cifrati con algoritmo SHA-256). I dati di consultazione sono visibili solo al personale amministrativo di IDEST e non vengono usati per profilazione automatizzata.

    Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare alla gestione e al miglioramento delle proprie trattative commerciali e alla misurazione della pubblicità (art. 6.1.f GDPR). Per l'accettazione dell'offerta e la prenotazione della data: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b GDPR). L'interessato può opporsi in qualsiasi momento scrivendo a info@idchronos.it.

  8. Sicurezza e funzionamento del Sito: Garantire il corretto funzionamento del Sito e proteggerlo da attività fraudolente o dannose.

    Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR).

4. Periodo di Conservazione dei Dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti:

  • Dati per l'erogazione dei servizi: Conservati per la durata del rapporto contrattuale e, dopo la cessazione, per 10 anni per adempiere agli obblighi di legge (es. conservazione fatture).
  • Certificati medici, tesseramenti e altri documenti: Questi documenti sono funzionali esclusivamente alla partecipazione all'evento. Vengono conservati in modo sicuro e non sono accessibili pubblicamente. Vengono eliminati periodicamente e in modo definitivo entro 90 giorni dal termine della manifestazione sportiva a cui si riferiscono. Insieme all'iscrizione restano solo l'esito della verifica (valido o non valido) e la data di scadenza del documento.
  • Dati per le comunicazioni sui prossimi eventi: trattati finché non revochi il consenso o non ti opponi. Interrompiamo comunque gli invii, e cancelliamo i dati usati solo per questa finalità, se per 24 mesi consecutivi non hai avuto alcuna interazione con noi (accesso al Sito, iscrizione a una gara, modifica delle preferenze).
  • Registro dei consensi e delle opposizioni: conservato per tutto il tempo in cui ti inviamo comunicazioni e per i 5 anni successivi alla revoca, all'opposizione o all'ultimo invio, cioè il tempo entro cui può essere contestato il trattamento. Se revochi il consenso o ti opponi, conserviamo il tuo indirizzo email in un elenco di esclusione per tutto il tempo necessario a non scriverti più.
  • Dati di consultazione dei documenti commerciali (aperture, tempi di lettura, click, download): eliminati automaticamente dopo 12 mesi, o prima su richiesta dell'interessato. I dati inseriti per accettare un'offerta o prenotare una data sono conservati per la durata della trattativa e dell'eventuale rapporto contrattuale, e successivamente secondo i termini indicati per i dati per l'erogazione dei servizi.
  • Dati di navigazione: conservati nei log tecnici del server per un massimo di 30 giorni, salvo necessità di accertamento di reati o di gestione di incidenti di sicurezza.

5. Comunicazione e Trasferimento dei Dati

I dati personali possono essere comunicati a:

  • Organizzatori degli eventi: Per la gestione organizzativa della gara.
  • Cronometristi e fotografi ufficiali dell'evento.
  • Fornitori di servizi: società che forniscono servizi di hosting (DigitalOcean, con server localizzati nell'Unione Europea), servizi di pagamento (es. Stripe, PayPal, Satispay), invio delle email di servizio e delle comunicazioni sui prossimi eventi (MailerSend), statistiche del Sito e misurazione pubblicitaria (Google, limitatamente a quanto descritto al punto 3 e nella sezione Cookie), protezione dei moduli dai bot (Cloudflare Turnstile, nella registrazione e nell'invio di richieste dal Sito: riceve indirizzo IP e dati tecnici del browser), ecc. Tali soggetti agiscono come Responsabili del Trattamento (art. 28 GDPR) in base a un contratto che li obbliga a usare i dati solo per conto di IDEST. I fornitori di pagamento trattano i dati di pagamento come titolari autonomi.
  • Autorità competenti: Qualora richiesto dalla legge.

Sono diffusi, cioè pubblicati sul Sito, solo i dati delle classifiche, delle liste di partenza e dei risultati (nome, cognome, sesso, categoria, società, pettorale e tempi). Non sono mai pubblicati documenti, tessere, certificati, codici fiscali né recapiti. Alcuni fornitori, o i loro sub-fornitori, possono trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo (ad esempio negli Stati Uniti). In questi casi il trasferimento avviene solo sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea (compreso, per le società aderenti, l'EU-U.S. Data Privacy Framework) o delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione (artt. 45 e 46 GDPR). Puoi chiedere informazioni sulle garanzie adottate scrivendo a info@idchronos.it.

6. Misure di Sicurezza

IDEST adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da perdita, uso illecito o non autorizzato. I documenti sensibili come certificati medici e tesseramenti sono archiviati con protocolli di sicurezza rafforzati per garantirne la massima riservatezza.

7. Diritti dell'Interessato

In qualità di interessato, hai il diritto di esercitare i seguenti diritti previsti dal GDPR:

  • Diritto di accesso (art. 15): Ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati che ti riguardano e accedere a tali dati.
  • Diritto di rettifica (art. 16): Ottenere la correzione dei dati personali inesatti.
  • Diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio", art. 17): Ottenere la cancellazione dei tuoi dati personali, nei casi previsti dalla legge.
  • Diritto di limitazione di trattamento (art. 18): Ottenere la limitazione del trattamento.
  • Diritto alla portabilità dei dati (art. 20): Ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che ti riguardano.
  • Diritto di opposizione (art. 21): Opporti in qualsiasi momento al trattamento dei tuoi dati per finalità di marketing o per motivi connessi alla tua situazione particolare.
  • Diritto di revoca del consenso: Revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Per esercitare i tuoi diritti, puoi inviare una richiesta all'indirizzo email info@idchronos.it. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali).

Come smettere di ricevere le comunicazioni sui prossimi eventi. Puoi revocare il consenso o opporti in qualsiasi momento, gratuitamente e senza dover dare spiegazioni, in uno di questi modi:

  • con il link "Disiscriviti" presente in ogni email: basta un clic, senza dover accedere al tuo account;
  • dall'area personale del Sito, sezione Privacy e consensi, dove trovi anche lo storico delle tue scelte;
  • scrivendo a info@idchronos.it.

La revoca dal link o dall'area personale ha effetto immediato; quella richiesta via email entro 2 giorni lavorativi. Non riguarda le email di servizio legate alle tue iscrizioni e ai tuoi ordini, che continuerai a ricevere, e non rende illecite le comunicazioni inviate prima.

I cookie sono piccoli file che il Sito salva nel tuo browser. Usiamo anche strumenti simili, come la memoria locale del browser (localStorage). Li dividiamo in tre gruppi.

Cookie tecnici (sempre attivi). Sono necessari per far funzionare il Sito e i servizi che ci chiedi: accesso all'account, sicurezza dei moduli, carrello e iscrizioni, pagamenti, memorizzazione delle tue scelte sui cookie. Non richiedono il consenso (art. 122, comma 1, Codice Privacy).

  • laravel_session: sessione di navigazione e accesso all'account. Durata: 120 minuti di inattività.
  • XSRF-TOKEN: protezione dei moduli da invii fraudolenti. Durata: come la sessione.
  • remember_web_*: solo se scegli "Ricordami" all'accesso. Durata: 400 giorni o fino al logout.
  • Memoria locale cookieconsent_analytics, cookieconsent_ads, cookieconsent_version, cookieconsent_ts: ricordano le tue scelte sui cookie e la data in cui le hai fatte. Restano finché non cancelli i dati del browser.
  • Cookie dei fornitori di pagamento (Stripe, PayPal, Satispay): impostati solo nelle pagine di pagamento, per sicurezza e prevenzione delle frodi.

Cookie statistici (solo con il tuo consenso). Si attivano solo se accetti la categoria "Statistiche" nel banner.

  • Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd): statistiche sulle visite al Sito. Cookie _ga e _ga_6JD3GSDHPN, durata 13 mesi.

Cookie pubblicitari (solo con il tuo consenso). Si attivano solo se accetti la categoria "Pubblicità" nel banner.

  • Google Ads (Google Ireland Ltd): misurazione dell'efficacia delle nostre campagne pubblicitarie (conversioni) e pubblicità personalizzata. Cookie _gcl_au / _gcl_aw, durata 90 giorni. Salviamo anche, nella memoria locale idc_attribution, la campagna da cui sei arrivato, per 90 giorni.
  • Facebook SDK (Meta Platforms Ireland Ltd): misurazione delle visite per le nostre campagne su Facebook/Instagram. Il codice di Meta viene caricato solo dopo il tuo consenso. Cookie impostati da Meta sul dominio facebook.com (es. fr, durata 90 giorni).

Usiamo la "Modalità di consenso" (Consent Mode) di Google: finché non accetti, i servizi Google funzionano con il consenso negato e non salvano cookie sul tuo dispositivo. In questa condizione Google può comunque ricevere segnali tecnici senza cookie (ad esempio il caricamento della pagina), che usa in forma aggregata. Google e Meta possono trattare i dati anche fuori dall'UE, alle condizioni indicate nella sezione 5 e nelle loro informative (Google, Meta).

Come scegliere e come cambiare idea. Alla prima visita compare un banner. Puoi:

  • Accettare tutti i cookie;
  • Rifiutare quelli non necessari: rifiutare è facile come accettare e il Sito funziona normalmente;
  • chiudere il banner con la X: equivale a rifiutare, restano attivi solo i cookie tecnici;
  • scegliere per categoria con Personalizza: le opzioni facoltative partono tutte disattivate.

Non usiamo lo scorrimento della pagina o la semplice navigazione come consenso. Se rifiuti, non ti chiediamo di nuovo il consenso per almeno 6 mesi, salvo cambi significativi nei cookie che usiamo. Puoi cambiare la tua scelta in qualsiasi momento dal link "Preferenze cookie" in fondo a ogni pagina o dall'area personale "Privacy e consensi". Se revochi il consenso, la pagina viene ricaricata senza gli strumenti di terze parti. Puoi anche cancellare i cookie dalle impostazioni del browser.

Base giuridica: per i cookie tecnici, art. 122, comma 1, Codice Privacy ed esecuzione del servizio o legittimo interesse (art. 6.1.b e 6.1.f GDPR); per i cookie statistici e pubblicitari, il consenso (art. 122, comma 1, Codice Privacy e art. 6.1.a GDPR).

9. Modifiche e Aggiornamenti

La presente informativa è soggetta a modifiche e aggiornamenti. Gli utenti sono invitati a consultarla periodicamente. Le modifiche sostanziali saranno notificate agli utenti.

Ogni versione di questa informativa è identificata dalla data di ultimo aggiornamento. Insieme a ciascun consenso registriamo la data della versione in vigore. Se una modifica riguarda in modo sostanziale le comunicazioni sui prossimi eventi o i cookie, ti chiederemo di nuovo la tua scelta quando necessario.