Per il trattamento dei dati personali effettuato da IDEST S.r.l. nell'ambito dei servizi di iscrizione agli eventi sportivi e verifica dei certificati medici

Gentile Atleta e Utente della piattaforma,

La tua privacy è importante per noi. Con l'entrata in vigore del Regolamento Europeo 679/2016 (GDPR) e la normativa italiana vigente in materia di protezione dei dati personali, desideriamo informarti in modo chiaro e trasparente su come raccogliamo, utilizziamo e proteggiamo le tue informazioni personali.

Questo documento contiene tutte le informazioni relative al trattamento dei tuoi dati quando utilizzi i nostri servizi di iscrizione agli eventi sportivi e di verifica dell'idoneità atletica tramite la nostra piattaforma IDChronos (disponibile all'indirizzo https://live.idchronos.it, di seguito denominata semplicemente "Piattaforma").

Abbiamo strutturato questa informativa in forma di domande e risposte per renderla più facile da consultare. Se dopo la lettura avessi ancora dubbi, ti invitiamo a contattarci utilizzando i recapiti che troverai di seguito.

Il nostro obiettivo è costruire un rapporto basato sulla fiducia e sulla massima trasparenza.

Chi siamo e chi gestisce i tuoi dati?

IDEST S.r.l.
Partita IVA e Codice Fiscale: 03736740360
Sede operativa e legale: Corso Manfredo Fanti 40, 41012, Carpi (MO)
Recapito telefonico: +39 059 4735965
Email di contatto: info@idchronos.it

IDEST S.r.l. (che in questo documento chiameremo anche "noi", "nostro" o "Titolare del trattamento") è la società responsabile della raccolta e del trattamento dei dati personali di chi utilizza la nostra Piattaforma (gli "Utenti" o "Interessati").

Come contattare il nostro Responsabile della Protezione dei Dati?

Per qualsiasi questione relativa alla privacy e al trattamento dei tuoi dati personali, puoi rivolgerti al nostro indirizzo email dedicato: info@idchronos.it

Cosa fa esattamente IDChronos?

La nostra Piattaforma offre un servizio completo per gli appassionati di sport: ti permette di iscriverti a competizioni ed eventi sportivi di vario genere (podismo, ciclismo, triathlon, nuoto e altre discipline) organizzati dai nostri partner. Un aspetto fondamentale del nostro servizio è la gestione e verifica dei certificati medici sportivi, necessari per garantire che ogni partecipante sia idoneo all'attività agonistica prescelta.

Per conoscere nel dettaglio tutti i servizi che offriamo e le condizioni per utilizzarli, ti consigliamo di consultare i nostri Termini e Condizioni d'Uso, sempre aggiornati e disponibili sulla Piattaforma.

Quali informazioni raccogliamo quando usi la nostra Piattaforma?

Quando utilizzi IDChronos per iscriverti agli eventi sportivi e caricare la tua documentazione medica, raccogliamo:

• I tuoi dati identificativi: nome, cognome, data di nascita e paese di residenza
• Informazioni tecniche: indirizzo IP, tipo di dispositivo e browser utilizzato, cookie e altri identificatori online
• Dati contenuti nel certificato medico sportivo che carichi sulla Piattaforma (nello specifico: tipologia di certificato, disciplina sportiva per cui è valido, data di rilascio, data di scadenza e professionista sanitario che l'ha emesso)

È importante sottolineare che, sebbene il certificato medico possa contenere altre informazioni sanitarie, noi elaboriamo e conserviamo solo i dati strettamente necessari per verificare la tua idoneità a partecipare all'evento sportivo, nel pieno rispetto della tua privacy.

Se dovessi fornirci spontaneamente ulteriori informazioni non richieste, queste saranno comunque trattate nel rispetto della presente Informativa e delle normative vigenti (in questo documento, per semplicità, indicheremo l'insieme di tutte queste informazioni come "Dati").

Perché raccogliamo i tuoi dati, su quali basi legali e per quanto tempo li conserviamo?

1. Gestione delle iscrizioni agli eventi e verifica dell'idoneità sportiva

Cosa facciamo: Ti permettiamo di registrarti sulla Piattaforma, caricare il tuo certificato medico, conserviamo in modo sicuro la documentazione e consentiamo ai soggetti autorizzati (come gli organizzatori dell'evento a cui ti sei iscritto) di consultarla per verificare la tua idoneità.

Base legale: Il tuo consenso esplicito.
Questo consenso è fondamentale per permetterci di offrire il servizio e puoi revocarlo in qualsiasi momento scrivendo ai contatti indicati sopra. Ti informiamo però che, senza questo consenso, non potremo completare la tua iscrizione agli eventi sportivi.

Periodo di conservazione: Conserviamo i tuoi dati per il tempo necessario a raggiungere le finalità descritte e comunque non oltre i termini previsti dalla legge.

2. Assistenza e supporto agli utenti

Cosa facciamo: Rispondiamo alle tue domande e richieste di assistenza.

Base legale: Il legittimo interesse di IDEST S.r.l. a fornire un adeguato servizio clienti.

Periodo di conservazione: Per il tempo strettamente necessario a rispondere alle tue richieste e gestire eventuali problematiche.

3. Adempimenti fiscali, contabili e legali

Cosa facciamo: Utilizziamo i dati necessari per gestire la fatturazione e adempiere agli obblighi di legge.

Base legale: Obbligo legale e legittimo interesse della nostra azienda.

Periodo di conservazione: Per il tempo richiesto dalla normativa fiscale e contabile italiana.

Come trattiamo e proteggiamo i tuoi dati

Trattiamo i tuoi Dati utilizzando sia metodi tradizionali che sistemi informatici avanzati, anche automatizzati. In ogni caso, adottiamo misure di sicurezza tecniche e organizzative appropriate per garantire la riservatezza, l'integrità e la protezione delle tue informazioni personali, in conformità con le normative vigenti sulla protezione dei dati.

I tuoi Dati sono archiviati su server cloud sicuri, localizzati all'interno dell'Unione Europea o in paesi che offrono garanzie adeguate di protezione dei dati secondo le valutazioni della Commissione Europea.

Al termine dei periodi di conservazione indicati, i tuoi Dati saranno cancellati, anonimizzati o distrutti in modo sicuro, tenendo conto delle procedure tecniche di backup e archiviazione.

Con chi condividiamo le tue informazioni?

Per offrire il nostro servizio in modo efficace, potremmo condividere alcune delle tue informazioni con:

• Gli organizzatori delle competizioni sportive a cui ti sei iscritto (solo per verificare la tua idoneità a partecipare all'evento: nome, cognome, data di nascita, paese di residenza e validità del certificato medico)
• Enti e autorità pubbliche, quando previsto per legge
• Professionisti esterni come commercialisti, consulenti legali e fiscali
• Fornitori di servizi IT e tecnologici che ci supportano nella gestione della Piattaforma

Il personale di IDEST S.r.l. che accede ai tuoi dati è stato appositamente formato e autorizzato al trattamento, nel rispetto delle normative sulla privacy.

In alcuni casi, potremmo dover condividere i tuoi dati nell'ambito di operazioni societarie (come fusioni, acquisizioni o cessioni di ramo d'azienda) o per adempiere a obblighi legali.

Tutti questi soggetti possono agire come responsabili esterni del trattamento o come titolari autonomi, a seconda dei casi. Se desideri conoscere l'elenco aggiornato dei destinatari dei tuoi dati, puoi richiederlo in qualsiasi momento utilizzando i contatti indicati in questa Informativa.

I tuoi dati vengono trasferiti fuori dall'Unione Europea?

In linea generale, i tuoi dati personali sono conservati e trattati all'interno dell'Unione Europea. Tuttavia, in alcuni casi specifici, potrebbe essere necessario trasferire alcune informazioni verso paesi al di fuori dell'UE.

In questi casi, ci assicuriamo che il trasferimento avvenga solo verso paesi che garantiscono un livello adeguato di protezione dei dati personali, come stabilito dalla Commissione Europea, o adottiamo garanzie appropriate come:

• Clausole contrattuali standard approvate dall'UE
• Norme vincolanti d'impresa (Binding Corporate Rules)
• Altri meccanismi di trasferimento validi secondo il GDPR

Hai il diritto di richiedere una copia delle misure di salvaguardia adottate per il trasferimento dei dati e di conoscere i luoghi esatti in cui i tuoi dati sono conservati, inviando una richiesta ai contatti forniti in questa Informativa.

Quali sono i tuoi diritti in merito ai dati personali?

Il GDPR e la normativa italiana ti garantiscono una serie di diritti specifici che puoi esercitare in qualsiasi momento contattandoci all'indirizzo email info@idchronos.it:

• Diritto di accesso: puoi chiederci conferma che stiamo trattando i tuoi dati e, in caso affermativo, ottenere informazioni su questo trattamento e una copia dei dati.
• Diritto di rettifica: se ritieni che alcuni dei tuoi dati siano errati o incompleti, puoi chiederci di correggerli o integrarli.
• Diritto alla cancellazione (o "diritto all'oblio"): in determinate circostanze, puoi chiederci di cancellare i tuoi dati dai nostri sistemi.
• Diritto alla limitazione del trattamento: in alcune situazioni specifiche previste dall'art. 18 del GDPR, puoi chiederci di limitare il trattamento dei tuoi dati.
• Diritto alla portabilità dei dati: hai il diritto di ricevere i tuoi dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivi automatici, e di trasmetterli a un altro titolare del trattamento, quando tecnicamente possibile.
• Diritto di revoca del consenso: per i trattamenti basati sul consenso, puoi revocare il tuo consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
• Diritto di opposizione: puoi opporti al trattamento dei tuoi dati in qualsiasi momento per motivi connessi alla tua situazione particolare, quando il trattamento è basato sul nostro legittimo interesse.

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati personali non sia conforme alla normativa, hai anche il diritto di presentare un reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

Aggiornamenti dell'Informativa

Questa Informativa sulla Privacy potrebbe essere aggiornata periodicamente per riflettere modifiche nelle nostre pratiche di trattamento dei dati o cambiamenti normativi. Ti invitiamo a consultare regolarmente questa pagina o a contattarci direttamente per ottenere l'ultima versione.

Ultimo aggiornamento: maggio 2025